Funkčnost konferenční místnosti není o nic méně důležitá než design interiéru. Co když to vypadá nádherně, pokud neplní svou roli? Při prohlížení nabídek konferenčních center by proto mělo být uváděno, zda poskytují odpovídající vybavení pro zvládnutí takových událostí a zda jsou v dobrém technickém stavu. Dokonce i nejlépe připravená konference může být zničena špatným zvukovým systémem, nefunkční klimatizací nebo příliš malým počtem židlí. Proto bychom měli podrobně analyzovat, jaké vybavení budeme potřebovat, aby bylo vše připraveno. Věnujme pozornost nejen potřebě poskytnout pohodlí pozvaným hostům, ale také přednášejícím konference. Pronájem projekční techniky vám ušetří mnoho starostí.
Svěřte se do rukou profesionálů
Pokud vaše společnost pořádá konference příležitostně, pořádání videokonferencí a eventů či jiných akcí je vhodné přenechat profesionálům. Konferenční centra zaměstnávají lidi, kteří s tímto typem akcí pracují každý den, takže budou určitě schopni přesně určit potřeby vašich hostů a poskytnout jim vše potřebné. Proto je dobré mít například další notebook nebo projektor, aby bylo možné v případě poruchy vyměnit potřebné vybavení. Čím nepříjemnější překvapení můžeme předvídat, tím účinněji na ně budeme reagovat. Nejde jen o vybavení místností ake o úroveň poskytovaných služeb, které jsou standardní, ale jedinečné.
Při pohledu na konferenční místnost by měla být posouzena do nejmenších detailů. Především stojí za to věnovat pozornost její velikosti – snadno pojme pozvané hosty, nebude příliš těsná nebo příliš velká. Ozvučení je také nesmírně důležité. Zkontrolujte, zda budou hlasy reproduktorů slyšet dostatečně dobře kdekoli v místnosti. Osvětlení a klimatizace jsou rozhodně neméně důležité. Nezapomeňte spočítat židle tak, aby všichni pozvaní měli místo k sezení (a aby byla místa dostatečně pohodlná). Rovněž stojí za to připravit potřebné materiály pro hosty předem (složky, psací podložky, pera s logem naší společnosti atd.).
